Konferenz- und Eventkoordination

Willkommen im Herrenhaus Söderfors – einem historischen Herrenhaus aus dem Jahr 1690, entworfen vom Schlossarchitekten Carl Hårleman und heute ein luxuriöses Resort am Wasser. Hier treffen schwedisches Kulturerbe und moderner Komfort aufeinander: Hotel, Relax-Bereich, Restaurant, Bar und Konferenzzentrum schaffen gemeinsam ein besonderes Erlebnis.

Wir suchen mindestens eine Person für die Konferenz- und Eventkoordination: eine außergewöhnliche Persönlichkeit, die einen wesentlichen Teil des Erlebnisses gestalten kann, das unsere Gäste in Söderfors und im Herrenhaus erwarten dürfen. Wir gehen davon aus, dass Sie in der Region wohnen und einen Führerschein sowie Zugang zu einem Auto haben. Wer hier arbeitet, sollte es schätzen, die Atmosphäre eines historischen und einzigartigen Ortes zu bewahren. Unsere Gäste entscheiden sich für uns, weil das Herrenhaus und seine Umgebung alles prägen, was wir anbieten. Gemeinsam mit unserem gesamten Team schaffen wir dieses Erlebnis. Mehr über uns: https://www.soderforsherrgard.se/

Allgemeine Aufgaben

Als verantwortliche Person in unserer Abteilung für Konferenzen und Veranstaltungen sind Sie die Hauptansprechperson für Tagungsgruppen und andere größere Gesellschaften, darunter Hochzeiten, Festivals und Feiern. Sie übernehmen, sobald unsere Verkaufsabteilung den Auftrag abgeschlossen hat, und bleiben bis zur vollständigen Durchführung verantwortlich. Sie vertreten das Herrenhaus Söderfors gegenüber allen Gruppen – bei der Planung vor dem Besuch ebenso wie bei der Durchführung vor Ort. Sie sind ausgesprochen kontaktfreudig und bewegen sich sicher in jeder Situation mit unterschiedlichsten Gästen und Besuchern. Sie arbeiten eigenständig in der verantwortlichen Leitungsrolle und stimmen sich zugleich mit allen anderen Abteilungen und den Dienstleistern Ihrer Veranstaltungen ab.

Ihre Hauptaufgaben

• Das Herrenhaus Söderfors mit einem professionellen und qualifizierten Service vertreten.

• Regelmäßige Abstimmungsgespräche mit der jeweiligen Gruppen- oder Veranstaltungskoordination führen.

• Die Umsetzung aller bestellten Leistungen koordinieren und mit sämtlichen Dienstleistern sicherstellen, dass die benötigten Produkte und Leistungen zum Veranstaltungstermin bereitstehen.

• Musik, Referenten, Möbel, Tagungsmaterial, Technik und weitere Anforderungen koordinieren.

• Sicherstellen, dass alle beteiligten Abteilungen über die richtigen Informationen verfügen.

• Mit Gästen per E-Mail, telefonisch und an der Rezeption kommunizieren.

• Alle Änderungen in unseren Systemen erfassen lassen, um eine bestmögliche Durchführung sicherzustellen.

• Sich mit den übrigen Abteilungen für einen reibungslosen Ablauf abstimmen.

• Bei Bestuhlung, Technik, Service und ähnlichen Aufgaben mitwirken.

• Die Verantwortung für die Veranstaltung als Gastgeberin oder Gastgeber vor Ort übernehmen.

Qualifikationen

• Mindestens drei Jahre Berufserfahrung im Service, bei Veranstaltungen und/oder Konferenzen.

• Fließende Schwedisch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

• Ausgeprägte Serviceorientierung, Verantwortungsbewusstsein und die Fähigkeit, auftretende Herausforderungen zu lösen.

• Erfahrung mit Buchungssystemen.

Bewerbung

Senden Sie Ihre Bewerbung an jobs@soderforsherrgard.com.

Bewerbungen werden laufend geprüft – warten Sie nicht mit Ihrer Bewerbung!